Współcześnie niemal każda firma posiada biuro, w którym przechowywane są liczne dokumenty. Wiele z nich zawiera ważne dane osobowe klientów lub pracowników oraz inne poufne informacje. Z tego względu wymagają one odpowiedniego zabezpieczenia – zarówno przed zniszczeniem, jak i osobami nieuprawnionymi. Kluczowe znaczenie ma oczywiście fizyczna ochrona, dlatego warto się zainteresować wytrzymałymi szafami pancernymi na dokumenty.
Wszelkie ważne papiery w postaci akt pracowniczych, pism urzędowych, faktur czy umów powinny być trzymane w miejscu suchym i niedostępnym dla postronnych osób. Idealnie nadaje się do tego celu wspomniana już szafa pancerna (zamykana na klucz lub szyfr). Warto umieścić ją w osobnym pokoju, pełniącym rolę swoistego archiwum. Drugim niezbędnych warunkiem optymalnego zabezpieczenia dokumentów jest regularne tworzenie ich kopii zapasowych. Dzięki temu w razie potrzeby można je odtworzyć bez obaw o problemy prawne. Pozostałe zalecane rozwiązania to m.in.: wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, digitalizacja całego archiwum (cyfrowe wersje zamiast papierowych) oraz zadbanie o stosowne procedury niszczenia.
